管理之道
管理之道
摘要: 在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期, 設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落伍, 已適應(yīng)不了現(xiàn)代檔案管理需要。 如何創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理, 是擺在各級(jí)檔案部門及專業(yè)人員面前亞待解決的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。本又從分析當(dāng)前普遍存在的差距入手, 有針對(duì)性地提出了新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新方向。
設(shè)計(jì)院的檔案主要體現(xiàn)的是全院干部員工從事日常管理活動(dòng)及整體概況, 它能夠反映出單位的發(fā)展歷程, 對(duì)企業(yè)今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價(jià)值。 因而,規(guī)范設(shè)計(jì)院檔案管理工作, 對(duì)于提高整個(gè)企業(yè)的管理層次有著非常重要的指導(dǎo)作用。
1 設(shè)計(jì)院檔案管理方面現(xiàn)有的差距與問(wèn)題
設(shè)計(jì)院檔案是設(shè)計(jì)院自身生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄。為企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中提供查考決策依據(jù)的最有力的文件材料, 是不容忽視的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。但在這項(xiàng)工作中還存在著諸多問(wèn)題, 與新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作的要求差距比較大, 主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1檔案意識(shí)與重視程度方面的差距設(shè)計(jì)院檔案是企業(yè)的重要信息資源和企業(yè)寶貴財(cái)富, 是企業(yè)活動(dòng)真實(shí)的記錄。當(dāng)前在檔案意識(shí)和對(duì)檔案工作的重視程度方面, 比較缺乏, 沒(méi)有把這一工作作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓, 有的甚至覺(jué)得可有可無(wú)。 從事檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的熱情不夠, 認(rèn)識(shí)不到位, 由于受以往檔案工作氛圍的影響, 檔案管理人員常常體會(huì)不到檔案工作對(duì)于企業(yè)日常管理及建設(shè)的重要性。
1.2 檔案行政管理部門缺乏宏觀監(jiān)管力度由于受經(jīng)費(fèi)和人員限制, 檔案行政管理部門很少深入到企業(yè)進(jìn)行建檔調(diào)研和監(jiān)督指導(dǎo), 在企業(yè)建立之初和企業(yè)形成一定規(guī)模時(shí)都沒(méi)有主動(dòng)介入, 至今尚未形成一套較為完整的適應(yīng)企業(yè)檔案工作需要的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn), 影響了對(duì)企業(yè)檔案的管理。
1.3 檔案管理人才缺乏, 崗位培訓(xùn)不到位檔案人員大多身兼多職, 檔案業(yè)務(wù)生疏, 單獨(dú)開展檔案工作的能力差, 接受過(guò)檔案專業(yè)課崗位培訓(xùn)少, 也缺乏對(duì)歷史、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)的基本知識(shí)的儲(chǔ)備及運(yùn)用能力。而檔案行政管理部門很少舉辦企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班, 很少對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案技能的宏觀指導(dǎo), 也使檔案人員不能便捷、系統(tǒng)地掌握相關(guān)的檔案工作技能。
1.4 檔案管理分散, 易丟失, 不利于查找利用隨著檔案種類增加和設(shè)計(jì)院企業(yè)的發(fā)展, 隨著檔案信息深層次的開發(fā)利用, 漸漸不能滿足對(duì)檔案的利用。僅從 收集! 的角度看, 要不斷地豐富檔案內(nèi)容, 盡可能使文件材料完整齊全, 這樣才能夠最大限度地使檔案價(jià)值得以發(fā)揮, 而管理模式分散, 文件處理部門不對(duì)檔案部門負(fù)責(zé), 也會(huì)給檔案人員的收集工作在某種程度上增加困難。
2 創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案工作的措施
加強(qiáng)檔案工作既是檔案部門面臨的新課題, 也是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要。 從領(lǐng)導(dǎo)到專業(yè)人員都應(yīng)從戰(zhàn)略的高度、長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光, 重視研究和加強(qiáng)檔案工作, 為企業(yè)的生存與發(fā)展解除后顧之憂。筆者認(rèn)為, 應(yīng)采取以下對(duì)策:
2.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)上創(chuàng)新首先要在宣傳力度上強(qiáng)化, 單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案主管部門應(yīng)深入企業(yè)宣傳檔案工作, 增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí), 提出檔案工作中的一些意見或者建議。領(lǐng)導(dǎo)重視了, 制度的執(zhí)行, 檔案設(shè)備的購(gòu)置, 人員的配備等問(wèn)題才會(huì)迎刃而解。其次, 提高企業(yè)職工和基層員工的檔案意識(shí), 從而達(dá)到全面提高企業(yè)檔案意識(shí)的目的。
2.2在檔案的開發(fā)利用上創(chuàng)新檔案部門和檔案工作者應(yīng)十分重視企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作, 開發(fā)利用工作做得越好, 越能充分體現(xiàn)企業(yè)檔案和企業(yè)潛藏的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益, 充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值; 也只有如此, 企業(yè)擋案和企業(yè)檔案工作才能倍加受到重視, 從而使自身得以生存和發(fā)展, 擴(kuò)大自身的活動(dòng)舞臺(tái)。
可以這樣講, 檔案的開發(fā)利用集中地體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的競(jìng)爭(zhēng)力和生命力, 即企業(yè)檔案人常說(shuō)的企業(yè)檔案貴在利用! 。 因而, 要求檔案工作人員想方設(shè)法開發(fā)利用企業(yè)檔案, 為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù), 為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和職工服務(wù)。要搞好檔案信息的開發(fā)利用, 首先要完善檔案檢索體系, 加強(qiáng)用戶培訓(xùn)和指導(dǎo), 做好檔案的借閱服務(wù)和一般性的參考咨詢服務(wù), 為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)。其次要確立檔案信息商品服務(wù)的性質(zhì), 努力建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù), 把檔案部門辦成檔案信息的交流基地和交易場(chǎng)所, 從而使事業(yè)和產(chǎn)業(yè)互相促進(jìn), 相得益彰, 交融一體。
2.3 在提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)上創(chuàng)新檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科, 它不僅與歷史學(xué)、 圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、文書學(xué)、秘書學(xué)等文科直接相關(guān), 而且同各種自然科學(xué)技術(shù)密不可分, 這就要求檔案管理人員具有較高的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德和精深的業(yè)務(wù)素養(yǎng), 要求檔案工作者除了掌握檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐技能外, 還應(yīng)具有廣博的相關(guān)知識(shí)。 對(duì)于現(xiàn)代通用的現(xiàn)代化管理技術(shù), 方法也要隨之跟上, 使檔案工作跟上時(shí)代的步伐, 與時(shí)代自然和諧地接軌, 從而全方面地提高檔案的管理水平。筆者認(rèn)為, 新時(shí)期對(duì)設(shè)計(jì)院檔案工作者的素質(zhì)要求, 至少包括以下幾點(diǎn): :①具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案開發(fā)與利用學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄等有關(guān)檔案專業(yè)理論知識(shí)和基本技能; ②掌握和了解數(shù)理化、文史地、外語(yǔ)、管理、公關(guān)等學(xué)科的基本知識(shí);③汲取新知識(shí)、鉆研新技術(shù), 能熟悉掌握計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、縮微設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)裝備的工作原理、操作方法和維修保養(yǎng)技術(shù)及有關(guān)專業(yè)知識(shí)。建立起合理的知識(shí)結(jié)構(gòu), 善于將文理知識(shí)融匯貫通, 正確指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐, 以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。
3 結(jié)語(yǔ)
為提高檔案管理人員素質(zhì), 不斷創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理工作, 建議行政主管部門要經(jīng)常舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班, 領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn), 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì), 穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍, 這樣才能全面有效地加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案管理工作。
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