管理之道
管理之道
【摘要】設(shè)計(jì)院是知識(shí)密集型企業(yè)，如何利用已有知識(shí)、促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新，并將其轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，成為設(shè)計(jì)院在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中生存的關(guān)鍵。本文將對(duì)基于設(shè)計(jì)院局域網(wǎng)的知識(shí)管理進(jìn)行研究，目標(biāo)是建立一個(gè)結(jié)構(gòu)清晰、搜索高速、功能強(qiáng)大、界面人性化、知識(shí)流通暢的知識(shí)庫(kù)。
1 設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的必要性
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代， 企業(yè)將知識(shí)作為經(jīng)濟(jì)資源加以開發(fā)利用， 創(chuàng)造生成新的經(jīng)濟(jì)價(jià)值鏈， 成為提升企業(yè)價(jià)值的必經(jīng)之路。在這方面，設(shè)計(jì)院作為知識(shí)密集型企業(yè)，顯得尤為重要和迫切。如何利用已有知識(shí)、創(chuàng)造新的知識(shí)，并將其轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是設(shè)計(jì)院在發(fā)展中要優(yōu)先思考的問(wèn)題。
互聯(lián)網(wǎng)的信息爆炸為人們提供了大量新信息， 但要在上面快速找到設(shè)計(jì)人員需要的專業(yè)知識(shí)并非易事， 而設(shè)計(jì)人員在工作中又希望能夠快速、準(zhǔn)確地獲取答案。于是建立設(shè)計(jì)院自身的知識(shí)庫(kù)，對(duì)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)進(jìn)行高效的管理，引導(dǎo)設(shè)計(jì)人員通過(guò)使用知識(shí)庫(kù)，快速提高自身技術(shù)水平、提高設(shè)計(jì)質(zhì)量和速度，被越來(lái)越多的設(shè)計(jì)院提上了日程。
2 設(shè)計(jì)院知識(shí)管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策
2.1 如何充分利用沉淀的知識(shí)
作為知識(shí)密集型企業(yè)，設(shè)計(jì)院有著大量的知識(shí)積累，這些知識(shí)要么以歸檔的圖紙、文檔存在，要么以個(gè)人知識(shí)分散存在，難以有效利用。圖紙、文檔資料未經(jīng)過(guò)信息萃取、封裝，而分散的個(gè)人知識(shí)也不易由個(gè)人的隱性知識(shí)成為企業(yè)的顯性知識(shí)。
2.2 如何有效控制知識(shí)流失
知識(shí)管理的本身就是一種透過(guò)協(xié)作及整合的方法來(lái)創(chuàng)造、采集、組織、截取、使用企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)，這些資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫(kù)、文件、網(wǎng)絡(luò)信息等，但最重要的是隱性的專門技術(shù)及組織中人員的經(jīng)驗(yàn)及技能。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中，建筑設(shè)計(jì)院人才的爭(zhēng)奪尤為明顯，技術(shù)骨干流動(dòng)性大，這些人才的流失，經(jīng)常意味著設(shè)計(jì)院在某一專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)知識(shí)的流失。針對(duì)上述問(wèn)題，建立知識(shí)庫(kù)時(shí)也應(yīng)采取相應(yīng)的對(duì)策。對(duì)于沉淀的知識(shí)， 要組織力量對(duì)原有的信息和知識(shí)做一次大規(guī)模的收集和整理，按照一定的方法進(jìn)行分類保存，并提供相應(yīng)的檢索手段。同時(shí)采用經(jīng)濟(jì)手段鼓勵(lì)員工把自己的隱性知識(shí)共享出來(lái)，成為企業(yè)的顯性知識(shí)。這些龐大而又零碎的工作，只有全員參與、通過(guò)企業(yè)局域網(wǎng)進(jìn)行有效組織才能完成。
3 設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的規(guī)劃
做好知識(shí)管理系統(tǒng)的前期規(guī)劃工作， 是建立企業(yè)知識(shí)庫(kù)的必要前提。
（1）明確設(shè)計(jì)院知識(shí)庫(kù)的知識(shí)分類體系。依據(jù)建筑設(shè)計(jì)領(lǐng)域通用的分類模式，結(jié)合自身需要，規(guī)劃出詳細(xì)的知識(shí)分類體系。知識(shí)分類必須準(zhǔn)確適用，才能使用戶可以方便、快捷地查找到所需要的知識(shí)。知識(shí)庫(kù)的分類必須經(jīng)過(guò)詳細(xì)的調(diào)研，從設(shè)計(jì)人員的需求出發(fā)，而不是以IT 部門的習(xí)慣去分類。
（2）知識(shí)的有效使用時(shí)我們建立知識(shí)庫(kù)的根本目的。知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)片必須可以方便地進(jìn)行修改、擴(kuò)充和使用。為此，我們將具有相同屬性的知識(shí)片抽象出共有的屬性， 生成大量的知識(shí)類，設(shè)計(jì)人員可以為這些類定義不同的屬性、方法和事件，從而快速生成需要的對(duì)象，加快設(shè)計(jì)速度。
（3）考慮到設(shè)計(jì)人員大量使用圖形設(shè)計(jì)軟件，其對(duì)應(yīng)的知識(shí)使用、查閱也大多要用到圖形設(shè)計(jì)軟件，其客戶端應(yīng)有較強(qiáng)的運(yùn)算能力和圖形處理能力， 同時(shí)考慮到部署和維護(hù)的方便性及移動(dòng)辦公的需求， 整個(gè)管理系統(tǒng)使用CS 架構(gòu)和BS 架構(gòu)相結(jié)合的混合結(jié)構(gòu)模式。對(duì)業(yè)務(wù)復(fù)雜、安全性要求高、需專業(yè)設(shè)計(jì)軟件支撐知識(shí)管理和應(yīng)用，采用CS 架構(gòu)；對(duì)于面向范圍廣、安全性要求不高或需移動(dòng)辦公的知識(shí)應(yīng)用，采用BS 架構(gòu)。
（4）作為一個(gè)良好的知識(shí)溝通平臺(tái)，應(yīng)達(dá)到以下的要求：
①全員參與：
全員參與是知識(shí)管理的核心。設(shè)計(jì)院知識(shí)庫(kù)不應(yīng)該只是專家知識(shí)的歸納、整理，而應(yīng)該是全體設(shè)計(jì)人員在一起“大規(guī)模協(xié)作”，編輯、完善知識(shí)詞條。只有全體人員的參與，才能不斷擴(kuò)展知識(shí)庫(kù)的規(guī)模，培養(yǎng)企業(yè)知識(shí)協(xié)作的氛圍，促進(jìn)企業(yè)整體知識(shí)水平的提高。要形成一種開放、自由的氛圍，充分調(diào)動(dòng)蘊(yùn)藏在員工內(nèi)心深處的個(gè)人知識(shí)。鼓勵(lì)及督促專業(yè)部門和人員，將個(gè)人才智貢獻(xiàn)到企業(yè)知識(shí)庫(kù)中共享、交流。
通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)的交互， 讓老員工實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)的積累和傳承；讓新員工快速地上崗并掌握必須的專業(yè)知識(shí)和技能。
②知識(shí)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：
知識(shí)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是知識(shí)管理成功的可靠基礎(chǔ)。專家審核模塊可以充分發(fā)揮內(nèi)部專家的知識(shí)、智慧和經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于員工貢獻(xiàn)的知識(shí)要由專家組進(jìn)行甄別、審核。對(duì)通過(guò)審核的知識(shí)加以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，正式成為企業(yè)的顯性知識(shí)，由知識(shí)管理系統(tǒng)向全體員工發(fā)布。
③專家咨詢：
鼓勵(lì)員工通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)向內(nèi)部專家提出咨詢， 并獲取相關(guān)的專業(yè)資料。知識(shí)管理部門要在知識(shí)庫(kù)中建立內(nèi)部的專家渠道，分類列明各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)部專家（專長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)、設(shè)計(jì)案例）。有特定知識(shí)需求的內(nèi)部人員，可以在系統(tǒng)上直接向相關(guān)
的專家進(jìn)行咨詢。
④知識(shí)有償核算：
內(nèi)部知識(shí)的使用分為無(wú)償使用和有償使用， 在管理系統(tǒng)中自動(dòng)為提供咨詢的專家計(jì)算咨詢費(fèi)， 對(duì)于共享的知識(shí)也可以以內(nèi)部瀏覽、引用的次數(shù)為依據(jù)提供獎(jiǎng)勵(lì)。這些費(fèi)用由管理系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，經(jīng)審核后從設(shè)計(jì)院知識(shí)管理發(fā)展基金中劃撥。
知識(shí)管理有償核算的目的，是推動(dòng)積累知識(shí)、分享知識(shí)、使用知識(shí)，對(duì)個(gè)人進(jìn)行激勵(lì)，激發(fā)員工知識(shí)積累與分享；
⑤個(gè)性定制：
由于知識(shí)庫(kù)中包含著大量的知識(shí)內(nèi)容， 為節(jié)省查找知識(shí)所需要的時(shí)間，知識(shí)管理軟件系統(tǒng)必須提供個(gè)性化功能，讓員工將在實(shí)際工作及學(xué)習(xí)中所需要的內(nèi)容， 定制到個(gè)人的知識(shí)庫(kù)中，以便以后查詢使用。比如，將建筑專業(yè)的情報(bào)定制到建筑設(shè)計(jì)師的個(gè)人平臺(tái)，以便及時(shí)捕捉；將結(jié)構(gòu)專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)庫(kù)索引， 定制到結(jié)構(gòu)工程師的個(gè)人知識(shí)庫(kù)； 將個(gè)人知識(shí)的共享、咨詢所得到的反饋信息實(shí)時(shí)反應(yīng)到個(gè)人平臺(tái)。
⑥權(quán)限管理：
為每個(gè)員工提供其相應(yīng)的權(quán)限， 員工只能找到與他職位和權(quán)限相關(guān)的知識(shí)，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，防止企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的流失。
⑦知識(shí)搜索：
知識(shí)管理系統(tǒng)應(yīng)有強(qiáng)大的搜索功能，提供快速、準(zhǔn)確的搜索服務(wù)。知識(shí)搜索要建立在明確的知識(shí)來(lái)源基礎(chǔ)上，根據(jù)明確的用戶權(quán)限與訴求，回饋恰當(dāng)?shù)闹R(shí)結(jié)果。為企業(yè)提供準(zhǔn)確、快速、全面獲取知識(shí)、提高企業(yè)效率、降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。
4 設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的系統(tǒng)組成
整個(gè)系統(tǒng)可以分為三層的架構(gòu)，從下至上分別為：數(shù)據(jù)訪問(wèn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、表示層。三個(gè)層次中，系統(tǒng)主要功能和業(yè)務(wù)邏輯都在業(yè)務(wù)邏輯層進(jìn)行處理。
數(shù)據(jù)訪問(wèn)層：其功能主要是負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)。可以訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、CAD 圖形文件和 Word 文檔等數(shù)據(jù)文件。
業(yè)務(wù)邏輯層：業(yè)務(wù)邏輯層在體系架構(gòu)中的位置很關(guān)鍵，它處于數(shù)據(jù)訪問(wèn)層與表示層中間， 起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用。業(yè)務(wù)邏輯層的設(shè)計(jì)對(duì)于一個(gè)支持可擴(kuò)展的架構(gòu)尤為關(guān)鍵，因?yàn)樗缪萘藘蓚€(gè)不同的角色。對(duì)于數(shù)據(jù)訪問(wèn)層而言，它是調(diào)用者；對(duì)于表示層而言，它卻是被調(diào)用者。
表示層：位于最外層，用于顯示數(shù)據(jù)和接收用戶輸入的數(shù)據(jù)，為用戶提供一種交互式操作的界面。
三層架構(gòu)的原理如圖1。
具體的工作包括以下三個(gè)方面：
（1）建立以數(shù)據(jù)庫(kù)軟件（如Microsoft SQL Server 2008）為基礎(chǔ)的大型知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。設(shè)計(jì)院的知識(shí)庫(kù)包含了大量的非結(jié)構(gòu)化信息，如CAD 文件、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)、視頻文件、多媒體等文件，SQL Server 2008 提供了能夠存儲(chǔ)、管理和查詢所有類型的數(shù)據(jù)的功能， 能夠全面滿足關(guān)系數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和非關(guān)系數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，同時(shí)降低管理和建立使用這些數(shù)據(jù)的應(yīng)用程序的成本，完全可以滿足設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的需求。
（2）建立管理平臺(tái)軟件子系統(tǒng)。通過(guò)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的集中管理，如對(duì)知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容進(jìn)行收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和維護(hù)等操作。
（3）建立交互平臺(tái)軟件子系統(tǒng)，通過(guò)交互平臺(tái)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)知識(shí)庫(kù)的個(gè)性化使用，如查詢、個(gè)人知識(shí)管理、貢獻(xiàn)知識(shí)內(nèi)容、進(jìn)行內(nèi)部咨詢和交流、提出反饋意見等。
5 設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)
考慮到知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)服務(wù)器硬件設(shè)備的要求將非?？量蹋坏┓?wù)器設(shè)備無(wú)法承受數(shù)據(jù)庫(kù)的工作壓力，將直接造成系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)的癱瘓， 我們將數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)和文件服務(wù)分別放置在不同的服務(wù)器上，以減輕服務(wù)器的壓力。
設(shè)計(jì)院知識(shí)管理要滿足各個(gè)專業(yè)的需求，為節(jié)省資源、降低成本、增強(qiáng)業(yè)務(wù)連續(xù)性以及提高知識(shí)庫(kù)運(yùn)行效率，知識(shí)管理服務(wù)器采用虛擬化集群。借助虛擬化，能夠簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的備份、恢復(fù)操作，提高響應(yīng)能力。此外，企業(yè)無(wú)需重復(fù)購(gòu)買服務(wù)器用于快速恢復(fù)，而是通過(guò)虛擬化實(shí)現(xiàn)災(zāi)難恢復(fù)功能。借助這些優(yōu)勢(shì)，確保知識(shí)管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。設(shè)計(jì)院知識(shí)管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如圖2。
6 結(jié)束語(yǔ)
設(shè)計(jì)院應(yīng)充分利用局域網(wǎng)作為知識(shí)交流的平臺(tái)， 以防止知識(shí)資源的流失，鼓勵(lì)知識(shí)共享合知識(shí)創(chuàng)新，推動(dòng)學(xué)習(xí)型的企業(yè)文化。
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